2024-08-15
各有关单位：
中国科协机关服务中心人事处（离退休干部办公室）为做好档案管理，进一步加强文书档案内部管理,强化文件资料安全保障，提高历史文件查询效率，现采取申报评审方式公开遴选专业机构承担中国科协机关服务中心人事处（离退休干部办公室）2024年度文书档案电子化整理服务项目工作，现就项目申报有关事项通知如下：
一、项目名称及编号
项目名称：2024年度文书档案电子化整理服务项目
项目编号：CG20240801008
二、项目预算金额
人民币10万元。
注：项目预算包含为完成申报任务规定的内容及范围并达到质量标准所需要的全部费用，采购人就申报任务约定内容将不再支付额外的费用。
三、采购需求
项目设置
（一）工作目标任务
1.纸质档案整理及数字化工作（包含内网打印完成的纸质文件），档案内容但不限于2024年度文书档案、历史文书档案、实物档案等。
2.文书档案的分类整理及数字化工作。
3.纸质档案成品上架整齐排放及数字化成品实现档案查询利用功能。
4.完成人事处（离退休干部办公室）临时交办的工作。
（二）项目参考标准
1.符合国家行业标准《档案整理归档规则》和《纸质档案数字化规范》最新标准。
2.符合《中国科协机关文书档案管理办法》的要求。
3.符合中央档案馆进馆要求的标准。
（三）主要工作内容
1.纸质档案整理及数字化：档案接收、文档资料鉴定、剔除非归档件、单件确认、找全文件要素、划分类别、划分年度、划分保管期限、查重查漏、编写页号、排序分类、编写档案号/加盖归档章、档案数据库信息录入及校对、制作盒内目录、目录打印、编写档案盒信息、档案扫描、电子图像处理校对、电子图像分件格式转换、自检、数据光盘刻录备份等工作，须严格按照国家档案局归档文件整理规则标准和数字化扫描标准执行，并严格符合中国科协档案整理及数字化规范。
2.文书档案整理及数字化：按照文书档案形成过程进行归档，其中包含但不限于领导批示请示稿纸、请示正文、附件、会议纪要、聘用通知等。具体整理及数字化操作参照文书档案整理及数字化要求执行。
3.实物档案整理及数字化：按照细项分类完成的档案划分年度按照从1开始进行排序制作标签。信息著录、扫描数字化、上架排序、电子查询等。
4.数字化扫描及格式转换：彩色扫描模式、300DPI、JPEG格式，图像处理后最终分件转换PDF格式。数字化扫描文件影像效果以纸质档案实际清晰度为准。
5.信息著录：全字段录入，具体录入字段按档案情况实际操作进行录入，做好二人录入，准确人机效应确保录入文字准确。模糊标题进行题目自拟。
6.数据备份：光盘硬盘各备份一套，确保数据安全。
7.人事处（离退休干部办公室）要求的与档案相关的其他工作。
（四）项目周期
本项目服务期限合同生效之日至2024年9月31日完成。确定中标人后，将签署服务合同。
1.最终成果
（1）纸质档案整齐装盒上架有序排放。
（2）电子档案实现档案查询利用的功能。
2.人员团队
项目负责人1名，团队其他人员不少于3名。主要负责人具备不少于3年类似项目工作经验。
3.验收
乙方完成本项目的全部任务后，提出验收申请，甲方进行项目验收。
四、申报资格条件
1.在中华人民共和国境内注册，具有独立法人资格，独立承担民事责任的能力（是否接受自然人申报：□是 ■否）。
2.具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。
3.有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。
4.参加申报活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录（重大违法记录，是指供应商因违法经营受到刑事处罚或者责令停产停业、吊销许可证或者执照、较大数额罚款等行政处罚）。
5.供应商未被信用中国网站（www.creditchina.gov.cn）、中国政府采购网（www.ccgp.gov.cn）列入失信被执行人、重大税收违法案件当事人名单、政府采购严重违法失信行为记录名单（以申报代理机构接到《资格文件》PDF版后查询结果为准）。
6.本项目是否接受联合体申报：□是 ■否。
五、申报流程
1.申报单位须填写《报名表》（见附件1）并发送至845346306@qq.com进行报名，报名时间：2024年8月15日08:00至2024年8月21日17:00，逾期不予受理；并前往中国科学技术协会预算管理一体化服务平台（https://ysyth.cast.org.cn/portal/login）项目申报页面进行供应商注册。技术咨询：010-68585018。
2.申报单位须提供《资格文件》（见附件2）盖章扫描PDF版发至845346306@qq.com接受资格审查，接收截止时间：2024年8月21日17:00，逾期不予受理。
3.《资格文件》纸质版本随《项目申报书》一同递交。
4.《项目申报书》递交时间：2024年8月21日17:00。
5.《项目申报书》递交地址：北京市海淀区复兴路3号中国科技会堂D座111办公室。
六、其他要求
1.文件制作要求：
《资格文件》：须按照《资格文件》格式编写，A4纸打印，左侧胶装成册，印制2份；电子版1份（U盘形式，PDF格式）；
《项目申报书》：须按照《项目申报书》格式编写，A4纸打印，左侧胶装成册，印制3份并密封；电子版1份（U盘形式，WORD格式）。
2.公告期限：5个工作日。
3.项目团队人员均需签订保密协议。
4.采购部门：中国科协机关服务中心人事处（离退休干部办公室）
联 系 人：王贵欢
联系电话：010-68788623
地 址：北京市海淀区复兴路3号。
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